Quản Lý Tài Liệu

iSign cung cấp các công cụ để quản lý tài liệu điện tử, từ việc tạo mới, chỉnh sửa, đến việc theo dõi quá trình ký số. Phần này hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các chức năng quản lý tài liệu.

1. Danh Sách Thư Mục Tài Liệu

Danh sách thư mục tài liệu giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý các tài liệu đã tạo hoặc nhận được.

Giao diện chính quản lý tài liệu

Các Thư Mục Chính

• Tạo mới tài liệu: Chức năng cho phép tạo mới một tài liệu và bắt đầu quy trình ký số.

• Đã nhận: Hiển thị tất cả các tài liệu bạn đã nhận được.

• Đã gửi: Hiển thị tất cả các tài liệu bạn đã gửi đi.

• Bản nháp: Lưu trữ các tài liệu bạn đang soạn thảo nhưng chưa hoàn thành.

• Đã xóa: Lưu trữ các tài liệu đã bị xóa.

• Chờ xử lý: Hiển thị các tài liệu đang chờ bạn hoặc người khác xử lý.

• Chờ phản hồi: Hiển thị các tài liệu bạn đã gửi nhưng đang chờ phản hồi từ người khác.

• Bị từ chối: Hiển thị các tài liệu đã bị từ chối bởi các bên liên quan.

• Sắp hết hạn: Hiển thị các tài liệu sắp hết hạn ký.

• Đã hết hạn: Hiển thị các tài liệu đã quá thời hạn ký.

• Đã Hủy: Hiển thị các tài liệu đã bị hủy bỏ.

• Xác thực thất bại: Hiển thị các tài liệu có yêu cầu xác thực nhưng người nhận đã xác thực thất bại.

• Đã hoàn tất: Hiển thị các tài liệu đã hoàn tất quy trình ký số.

2. Tạo Mới Tài Liệu

Bạn có thể tạo mới tài liệu và bắt đầu quy trình ký số theo các bước sau:

Bước 1: Mô Tả Tài Liệu

1. Truy cập Trang chủ > Quản lý tài liệu > Tạo mới tài liệu.

2. Nhập mô tả cho tài liệu, chọn nhóm tài liệu và loại tài liệu phù hợp.

3. Nếu cần, chọn các tài liệu liên quan hoặc tài liệu hỗ trợ.

Bước 1 mô tả tài liệu

Bước 2: Upload Tài Liệu

1. Tải lên các tài liệu cần ký bằng cách nhấn nút Upload.

2. Bạn có thể chọn nhiều tài liệu và sắp xếp theo thứ tự xử lý.

Bước 2 upload tài liệu

Bước 3: Xác Định Người Tham Gia

1. Thêm các bên tham gia ký tài liệu, xác định cấp bậc xử lý và hình thức ký.

2. Chọn người tham gia từ danh bạ hoặc nhập thủ công thông tin của họ.

Bước 3 thiết lập người xử lý

Bước 4: Thiết Kế Tài Liệu

1. Kéo và thả các ô chữ ký vào vị trí cần ký trên tài liệu.

2. Kiểm tra lại vị trí ký và các thiết lập trước khi gửi tài liệu.

Màn hình thiết lập chữ ký

Bước 5: Xác Nhận và Gửi

1. Xác nhận lại thông tin tài liệu, tiêu đề email, tin nhắn kèm theo và ngày hết hạn ký duyệt.

2. Nhấn Gửi để bắt đầu quy trình ký số.

Bước 5 Xác nhận và gửi

3. Xem Chi Tiết Tài Liệu

Bạn có thể xem chi tiết tài liệu và các thao tác liên quan sau khi tài liệu được tạo hoặc nhận:

1. Chọn tài liệu trong danh sách và nhấp vào để xem chi tiết.

2. Sử dụng các nút chức năng để cập nhật, hủy, hoặc gửi lại tài liệu.

Chi tiết từng tài liệu

4. Các Thao Tác Khác

Tải Mới Tài Liệu

Nếu có thay đổi trong tài liệu, bạn có thể tải lại để cập nhật.

Cập Nhật Hạn Duyệt/Ký Tài Liệu

1. Nhấn vào nút Cập nhật hạn duyệt/ký.

2. Nhập ngày hết hạn mới và nhấn Lưu để áp dụng.

Cập nhật ngày hết hạn ký duyệt

Hủy Tài Liệu

1. Chọn tài liệu cần hủy và nhấn Hủy.

2. Nhập lý do hủy và nhấn Lưu để xác nhận.

Màn hình ghi chú hủy

Xem Lịch Sử Thao Tác

Bạn có thể xem lịch sử các thao tác đã thực hiện trên tài liệu:

Xem lịch sử tài liệu